1. CHAMP D’APPLICATION

Les présentes conditions générales d’achat sont applicables à toutes commandes passées par EXKi SA ou une société qui lui est liée (ci-après dénommées “EXKi”) auprès de tout fournisseur de produits et/ou services, ainsi qu’à tous les contrats d’achat d’EXKi. L’acceptation d’une commande par le fournisseur emporte de plein droit son acceptation des présentes conditions générales d’achat et des conditions particulières figurant sur la commande, ou le cas échéant la convention écrite des parties. Ces conditions générales d’achat excluent, à défaut d’acceptation écrite d’EXKi, toutes conditions générales et particulières du fournisseur, nonobstant toute stipulation contraire de ces dernières. Aucune dérogation à ces conditions générales d’achat ne sera admise sans confirmation écrite d’EXKi. En cas de contradiction, les conditions particulières figurant sur la commande ou acceptées par écrit par EXKi prévalent sur les dispositions des présentes conditions générales d’achat.

2. COMMANDE

Toute commande d’EXKi n’est valable que pour autant qu’elle émane d’un préposé ayant les pouvoirs de l’engager.EXKi aura le droit d’annuler purement et simplement toute commande, sans pénalité aucune, si la commande n’est pas livrée dans les délais convenus, ou s’il est manifeste que les délais de livraisons ne pourront pas être honorés. Si le fournisseur entend cesser la production d’un produit commandé par EXKi ou son distributeur, il ne pourra le faire que moyennant un préavis de minimum deux (2) mois, prenant cours le premier jour du mois qui suit celui au cours duquel le fournisseur en aura notifié EXKi par e-mail, avec confirmation par courrier recommandé avec accusé de réception.

3. PRIX

Le prix contractuel est celui déterminé dans la commande ou dans le contrat. Ce prix est toujours stipulé ferme et ne peut faire l'objet d'aucune révision, ni indexation quelle qu’elle soit. Sauf stipulation contraire, le prix est forfaitaire et comprend – à l’exception de la TVA – notamment les taxes, assurances, emballages, frais de transport, etc. et toute prestation ou livraison accessoire en rapport avec l'exécution de la commande ou du contrat. Toute proposition de révision du prix devra être soumise à l’accord écrit et préalable d’EXKi, au plus tard deux (2) mois avant la date envisagée d’entrée en vigueur de la révision. A défaut d’accord, le fournisseur sera tenu de poursuivre l’exécution de ses prestations/livraisons aux conditions en vigueur, conformément aux dispositions du contrat. Aucun frais supplémentaire, de quelque nature que ce soit, ne pourra être mis à charge d’EXKi, sauf accord préalable et écrit d’EXKi.

4. LIVRAISON ET TRANSFERT DES RISQUES

Tout produit commandé doit être livré à l’adresse indiquée sur la commande. Les risques afférents aux produits commandés sont transférés à EXKi au moment de la réception de la livraison. Le fournisseur a une obligation de résultat de respecter les délais de livraison indiqués dans la commande ou dans le contrat. Aucune livraison anticipée ne sera acceptée sans l’accord exprès préalable d’EXKi. En cas de dépassement des délais, sauf cas de force majeure, EXKi se réserve le droit – sans préavis ni indemnités - de résilier la commande ou le contrat, de refuser la livraison et de réclamer réparation de son dommage. Le fournisseur est tenu de joindre à l’expédition de manière lisible et accessible un bon de livraison et une note d’envoi – en double exemplaire- détaillée rappelant les indications figurant sur la commande et le numéro de référence de celle-ci.

5. AGRÉATION DE LA COMMANDE

Les produits livrés sont soumis à acceptation par EXKi aussi bien pour leur quantité que leur qualité. EXKi aura le droit de refuser tout produit non conforme aux spécifications de la commande ou du contrat, aux normes applicables, ainsi qu’aux règles de l’art. Dans l’éventualité où EXKi refuserait d’agréer les produits, le fournisseur devra les reprendre à ses frais dans les huit (8) jours calendrier à compter de la réception de la notification du refus d’agréation, sauf pour les produits alimentaires, lesquels doivent être repris immédiatement ou seront jetés ou détruits par EXKi. Les frais et coûts exposés par le fournisseur dans le cadre de son référencement (ex.: échantillons) et/ou les frais de vérification et/ou contrôle des produits en cas de non-conformité restent à charge du fournisseur. Dans l’éventualité où EXKi serait amené à avancer ces frais de contrôle, ceux-ci pourront être déduits de plein droit de la valeur de la commande ou du contrat ou du montant de la facture. De plus, EXKi pourra demander tout contrôle complémentaire nécessaire afin d’être en mesure de pouvoir agréer les produits. L’agréation/ la réception des produits ou livrables par EXKi ne pourra en aucun cas être considérée comme avoir été effectuée tacitement. Ni la seule prise de possession des produits, ni le paiement (anticipé) de la commande n’emporte agréation des produits ou livrables par EXKi. L’agréation des produits ne pourra être invoquée afin de limiter la garantie définie ci-dessous ni la responsabilité du fournisseur.

6. RÉSILIATION DE LA COMMANDE

Sans préjudice des autres cas de résiliation prévus aux présentes et de tous dommages et intérêts, EXKi peut résilier immédiatement toute commande passée auprès du fournisseur ou tout contrat conclu avec ce dernier en cas de faillite, insolvabilité, réorganisation judiciaire, règlement collectif de dettes du fournisseur ou en cas de manquement grave, intentionnel ou répété du fournisseur à l’une de ses obligations découlant des présentes, de la commande ou du contrat. Sans préjudice des autres dispositions des présentes, chacune des parties pourra mettre fin au contrat, par voie de courrier recommandé avec accusé de réception, en cas de manquement de l’autre partie, autre que ceux visés au paragraphe précédent, auquel celle-ci n’aura pas remédié endéans les quinze (15) jours d’avoir été mise en demeure de faire par voie de courrier recommandé.

7. GARANTIES

Le fournisseur garantit que les produits livrés et prestations sont strictement conformes aux spécifications de la commande, aux dispositions de la convention qualité qu’il a conclue le cas échéant, ainsi qu'aux lois, règlements, normes et standards professionnels qui leurs sont applicables. Sauf dispositions légales ou contractuelles contraires, dans la mesure où la loi l’autorise, le fournisseur garantira ses produits pendant une période de 24 mois après leur livraison, en sus de la garantie légale applicable.

8. PÉNALITÉS

Le fournisseur est tenu d’informer immédiatement et par écrit le client de tout retard prévisionnel de livraison et de le justifier. A défaut d’accord écrit d’EXKi fixant un nouveau délai de livraison, le délai de livraison restera le délai contractuel. En cas de défaut ou de retard de livraison non rattrapable, d’erreur sur les produits livrés, d’erreur sur la quantité ou si la qualité ne répond pas au prescrit de la convention qualité et/ou à la fiche technique et/ou aux spécifications de la commande, EXKi en informera le fournisseur par notification écrite (en ce compris par e-mail) en lui demandant le remboursement intégral des produits livrés, ou une nouvelle livraison urgente de produits conformes par tout moyen agréé préalablement par les parties (produit alternatif, mode de livraison alternatif) afin d’éviter une rupture totale d’approvisionnement. Dans les deux hypothèses envisagées ci-dessus, sauf cas de force majeure, EXKi pourra également réclamer une indemnité forfaitaire de 5% de la valeur de la commande, avec un minimum de 500 €. Dès le troisième retard constaté ou erreur dans la qualité ou la quantité de la commande au cours d’une même année civile, la pénalité minimale pouvant être réclamée par EXKi s’élèvera à 10% de la valeur de la commande, avec un minimum de 1.000 €, sans préjudice de son droit à réclamer le remboursement intégral du préjudice financier subi par EXKi du fait du manquement imputable au fournisseur. Lorsqu’il s’agit de la livraison de produits alimentaires ou de produits d’emballage de produits alimentaires, le préjudice subi par EXKi correspond au coût intégral de réalisation du produit qui n’a pas pu être fabriqué du fait du défaut du fournisseur (à savoir: perte des matières premières et coût de la main d’oeuvre). Le fournisseur pourra rembourser les pénalités retenues par l’émission d’une note de crédit, ou le paiement des pénalités se fera, le cas échéant, par compensation.

9. FACTURATION ET CONDITIONS DE PAIEMENT

Sauf stipulation contraire de la commande ou du contrat, moyennant agréation complète de la commande, les factures correctement établies et documentées et incontestées sont payables dans les trente jours fin de mois qui suivent leur émission. Sauf accord contraire entre les parties, le fournisseur établira une facture mensuelle unique (consolidée avec toutes les prestations du mois écoulé) en contrepartie des prestations réalisées et/ou produits livrés. Toute contestation sur les prix facturés, les fournitures livrées (quantité et qualité) ou les prestations effectuées, pourra faire l’objet d’une note de crédit dont le montant sera déduit de règlements ultérieurs ou qui devra être remboursé selon la décision d’EXKi. Toute mention particulière sur la facture contraire aux dispositions contractuelles de la commande et aux présentes conditions générales sera sans effet. EXKi se réserve le droit d’effectuer tout paiement par traite ou au moyen de tout autre effet de commerce ou par compensation avec toute créance qu’EXKi aurait sur le fournisseur, quelle qu’en soit l’objet, ce que le fournisseur accepte expressément. En cas de défaut de conformité ou de livraison partielle, EXKi se réserve le droit de suspendre le paiement de la facture jusqu’à la mise en conformité complète de la commande.

10. FORCE MAJEURE

Les Parties ne seront pas tenues responsables de tout retard ou manquement dans l'exécution de leurs obligations contractuelles lorsque celui-ci résulte de tout événement ou circonstance imprévisible, irrésistible et extérieur à la volonté de la partie qui en est affectée. Un cas de force majeure a pour effet de rendre impossible temporairement ou définitivement l’exécution de tout ou partie des obligations. La force majeure ne couvre pas les événements qui rendraient l’exécution des obligations plus difficile ou onéreuse. Ne constituent notamment pas des cas de force majeure, les grèves, lock-out, ou tout autre empêchement de nature sociale, financière, technique ou industrielle ou encore toute nuisance préjudiciable aux parties, à leurs fournisseurs et leurs sous-traitants, concernant les livraisons. La partie qui invoque un tel évènement notifiera à l’autre partie dans les plus brefs délais la preuve de sa survenance, par e-mail avec confirmation envoyée dans les 48 heures par voie de courrier recommandé avec accusé de réception. L’exécution de ses obligations sera suspendue jusqu’à la notification de la fin de l’évènement, étant entendu qu’aucune partie ne pourra réclamer une quelconque indemnité à l’autre partie. Les parties mettront tout en œuvre afin de réduire les difficultés et/ou dommages causés. Si la force majeure dure plus de trente (30) jours, les parties mettront tout en œuvre pour renégocier l’exécution ultérieure de la commande ou du contrat. A défaut d’accord, chaque partie aura le droit de mettre fin au contrat avec effet immédiat, sans autorisation judiciaire ni indemnité, en notifiant sa décision par courrier recommandé avec accusé de réception à l’autre partie.

11. CONFIDENTIALITÉ

Le fournisseur est tenu de garder secrètes les informations qui lui sont fournies. Il s’engage à prendre toutes dispositions pour empêcher la divulgation des informations reçues pour l’exécution d’une commande. Les recettes et ingrédients, les plans et modèles, les documents particuliers et moyens divers communiqués au fournisseur sont et restent la propriété d’EXKi.

12. CODE DE CONDUITE

Le fournisseur s’engage à adopter et maintenir une attitude commercialement loyale et irréprochable à l’égard d’EXKi, respectant les standards propres aux usages honnêtes en matière commerciale. Plus particulièrement, le fournisseur s’engage à s’abstenir de faire des sollicitations intempestives ou disproportionnées et s’engage à n’octroyer aux représentants d’EXKi aucun avantage incitatif tel que cadeau, invitation à des évènements ou à des déjeuners, etc. De manière générale, les parties s’engagent à conserver à tout moment des relations professionnelles équilibrées et une collaboration exemplative d’une saine gestion. Le fournisseur s’engage à respecter en tout temps la législation applicable à ses activités et à obtenir et maintenir toutes autorisations, permis ou agréments nécessaires à celles-ci. Le fournisseur informera EXKi immédiatement si ces autorisations devaient lui être temporairement ou définitivement retirées ou ne pas être renouvelées. Le fournisseur s’engage également à respecter strictement la législation sociale et fiscale qui lui est applicable.

13. PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES

Dans le cadre de l’exécution de la commande ou du contrat, les parties seront amenées à échanger des données personnelles. Les parties s’engagent à traiter ces données aux seules fins de l’exécution de la commande ou du contrat, et des obligations légales leurs incombant, dans le strict respect des dispositions du Règlement Général Européen sur la Protection des Données (RGPD).

14. INCESSIBILITE

Sauf stipulation contraire, aucune des parties n’est autorisée à céder, transférer ou sous-traiter la commande ou le contrat, ou une partie de ceux-ci ou des droits et obligations qui en découlent, sans l’accord préalable de l’autre partie. Par dérogation à ce qui précède, EXKi est autorisée à céder, sans l’accord du fournisseur, tout ou partie du contrat ou de la commande à l’une quelconque des sociétés du même groupe, et à faire bénéficier celles-ci ainsi que ses franchisés des conditions contractuelles convenues avec le fournisseur.

15. GÉNÉRALITÉS

La nullité ou l’inapplicabilité de toute clause, générale ou particulière, ne peut affecter la validité ou l’applicabilité des autres clauses. En cas de constat de nullité ou d’inapplicabilité d’une de ces clauses, les parties s’engagent immédiatement à remplacer la clause nulle ou inapplicable par une clause la plus proche d’un point de vue économique. Les présentes conditions générales et la commande ou le contrat auquel elles s’appliquent, représentent l’intégralité de la convention conclue avec EXKi et remplacent toutes communications et conventions antérieures, orales ou écrites, conclues entre les parties relativement au même objet. Le fait qu’EXKi ne se prévale pas des présentes conditions générales à un moment donné ne peut être interprété comme une renonciation à s’en prévaloir ultérieurement.

16. MODIFICATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES

EXKi se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes conditions générales, notamment en vue de les adapter aux lois et à la réglementation applicables. EXKi en informera le fournisseur au moins trente jours calendrier avant leur entrée en vigueur. Si les modifications apportées ne sont pas la conséquence de l’application de dispositions légales ou réglementaires impératives, et si elles sont de nature à affecter négativement les droits ou obligations du fournisseur dans le cadre de la commande ou du contrat, le fournisseur pourra s’opposer, en tout ou en partie, à ces modifications par voie de courrier recommandé endéans un délai de quinze (15) jours calendrier d’en avoir été informé par EXKi. A défaut, le fournisseur sera réputé avoir accepté ces nouvelles conditions générales.

17. DROIT APPLICABLE ET COMPÉTENCE

Les présentes conditions générales, ainsi que les contrats ou commandes auxquelles elles s’appliquent, sont exclusivement régies par le droit belge, à l’exclusion des dispositions de droit international privé. Tout litige relatif à la formation, l’exécution ou à l’interprétation des présentes conditions générales et de tous contrats ou commandes auxquels elles s’appliquent que les parties n’auront pu résoudre à l’amiable, est soumis à la compétence exclusive des juridictions francophones de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles. Par dérogation à ce qui précède, lorsque le fournisseur n’est pas établi en Belgique, et que son cocontractant est une société du groupe EXKi établie en France, le droit applicable sera le droit français, et les juridictions compétentes les tribunaux de Paris.